Performans yönetimi sisteminin temel amacı, çalışanların şirket hedefleri doğrultusunda etkin bir şekilde çalışmalarını sağlamaktır. Dolayısıyla, performans yönetimi sisteminde, çalışanların şirket hedefleri doğrultusunda etkin bir şekilde çalışmasını sağlayacak araçların ve yaklaşımların geliştirilmesi ve kullanılması esastır.

Performans yönetimi sisteminin ana unsuru, çalışanların performansının takibini ve geliştirilmesini amaçlayan performans değerlendirmesi sistemidir. Performans değerlendirmesi sisteminin amacı incelendiğinde, aşağıda yer alan iki ana noktanın göze çarptığı görülür:

• Performans değerlendirme sistemi, astlar ve üstler arasındaki ilişkilerin ve iletişimin geliştirilmesini, çalışanların performans sorunları ile baş edebilmelerini sağlayacak bir yapı ortaya koyar. Çalışanların performanslarının altı aylık ve/veya bir yıllık dönemlerle düzenli olarak değerlendirilmesi; yöneticilerin, çalışanların iş tatmini, kariyer hedefleri, eğitim ihtiyaçları ve diğer kişisel sorunları hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlar.
• Her çalışan, kendinden ne beklendiğini ve üstünün gösterdiği performans hakkındaki düşüncesini bilme ihtiyacındadır. Performans değerlendirme sistemi; şirketin çalışanın başarılarını önemsediğini, başarıyı teşvik ettiğini gösterir ve çalışanın iyi performans göstermesini engelleyen noktaların tespit edilmesi, bu doğrultuda kendisine gerekli olanakların tanınmasını sağlamak suretiyle, açık bir şekilde bu ihtiyacı karşılar.

Genel olarak performans değerlendirme sisteminin çalışanlara, yöneticilere ve şirkete olan faydaları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

•  Çalışanlara olan faydaları:
  • Üstlerinin, performansları hakkındaki düşüncesini bilmesini ve "fark edilme, tanınma" ihtiyacının karşılanmasını sağlar.
  • Performansları konusunda sorumluluk almaları yönünde çalışanları teşvik eder.
  • Performansları hakkında geribildirim almalarına ve üstleri ile iki yönlü iletişim kurmalarına olanak tanır.
  • Kendilerinden bekleneni bilmelerini sağlayarak, güçlerini doğru yöne kanalize etmelerine yardımcı olur.
  • Kariyer gelişimlerine yardımcı olur.
•  Yöneticilere olan faydaları:
  • Astları ile ilişkilerini ve iletişimleri güçlendirir.
  • Ödüllendirilecek ve teşvik edilecek yüksek performanslı çalışanları tespit etmelerini sağlar.
  • Koçluk ve yönlendirme yapılacak düşük performanslı çalışanları tespit etmelerini sağlar.
  • Bireysel verimliliği artırır.
  • Takım çalışmasını güçlendirir.
  • Yöneticilerin kendi performanslarını değerlendirmelerine yardımcı olur.
•  Şirkete olan faydaları:
  • Kurumsal hedef ve amaçların çalışanlara duyurulmasını sağlar.
  • Yönetim bilgi sistemine bir kaynak teşkil eder.
  • İş yerinde güçlü ve sağlıklı ilişkilerin kurulmasına yardımcı olur.
  • Şirketin organizasyonel verimliliğini artırır.
  • Şirket hedeflerine ulaşma derecesinin, şirketin farklı birimleri (takımlar, departmanlar vb.) bazında izlenebilmesini sağlar.
  • Terfi, nakil, ücret artışı ve insan kaynakları alanlarındaki diğer kararlar için bir alt yapı oluşturur.
  • Organizasyon genelinde eğitim ve gelişim ihtiyaçlarının tespit edilmesini sağlar.
  • İnsan kaynakları sistemlerinin denetimine yardımcı olur.

Performans değerlendirme sisteminin kurulması ve uygulanmasında genel olarak izlenen adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Değerlendirme Kriterlerinin Belirlenmesi:
Değerlendirme kriterleri, çalışanların neye göre değerlendirileceğini gösterir ve bu anlamda çalışanlardan ne beklendiğini ifade ederler. Performans değerlendirme sistemini kurarken, öncelikle değerlendirilecek kriterlerin belirlenmesi gerekir. Değerlendirme kriterleri, şirketin stratejik ihtiyaçlarına cevap veren ve şirket hedeflerine ulaşılması amacına hizmet eden kriterler olmalıdır. Değerlendirme kriterleri belirlenirken iş analizi yapılarak, kriterlerin hangi bazda (kişi/takım/birim gibi) tanımlanacağına, takip edileceğine ve birbirlerine göre ağırlıklarının ne olacağına karar verilir.

2. Uygun Performans Değerlendirme Yönteminin Seçilmesi:
Değerlendirme kriterleri belirlendikten sonra izlenmesi gereken ikinci adım, uygun olan performans değerlendirme yönteminin seçilmesidir. Farklı performans değerlendirme yöntemleri bulunmaktadır. Bu yöntemler aşağıdaki gibi özetlenebilir:

• Kişiler Arası Karşılaştırmalara Dayalı Yaklaşım
  • Sıralama Yöntemi (Ranking Method)
  • Zorunlu Dağılım Yöntemi (Forced Distribution Method)
•  Ortak Performans Kriter ve Standartlarına Dayalı Yaklaşım
  • Geleneksel Değerlendirme Skalalarının Kullanımı (Graphic Rating Scales)
  • Davranışsal Değerlendirme Skalalarının Kullanımı
    • Davranışsal Beklenti Skalaları (Behavioral Expectation Scales)
    • Davranışsal Gözlem Skalaları (Behavioral Observation Scales)
    • Kritik Olay Yöntemi (Critical Incident Method)
    • İşaretleme Listesi Yöntemi (Check-List Method)
• Bireysel Performans Standartlarına Dayalı Yaklaşım
  • Doğrudan İndeks Yöntemi (Direct Index Method)
  • Standartlar Yöntemi (Standarts Method)
  • Amaçlara Göre Yönetim (Management by Objectives)  

Seçilen performans değerlendirme yöntemi, kurulmak istenen sistemin hedefine ulaşmasını sağlayacak olan bir yöntem olmalıdır. Yukarıda sıralanan yöntemlerin farklı avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Bu nedenle insan kaynakları departmanları, şirketlerinin ihtiyacını en iyi şekilde karşılayabilmek için, zaman zaman farklı yöntemleri bir arada kullanarak kendi şirketlerine özgü yaklaşımlar oluşturabilmektedir.

Kullanılacak olan değerlendirme yöntemi belirlendikten sonra, bu adımın bir parçası olarak, değerlendirmenin kim tarafından ve ne sıklıkta yapılacağına karar verilmelidir.

Performans değerlendirmelerinde; çalışanın kendisi, üstü, kendisi ile aynı seviyedeki iş arkadaşları, astları ve müşterileri değerlendirici olabilirler. Değerlendirici belirlenirken, kullanılan değerlendirme yöntemi, kriterleri ve şirketin kültürü gibi faktörler dikkate alınır.

Performans değerlendirme dönemleri ise genellikle altı aylık ve/veya bir yıllık dönemler olarak belirlenir. Değerlendirme dönemleri belirlenirken, şirketin doğal ritmi (bütçeleme dönemleri, mali yılı vb.) ve yapılan işin niteliği dikkate alınır. Yapılan işe bağlı olarak, o işi yapan kişinin performansını değerlendirmek için ihtiyaç duyulan süre farklılaşabilir. Dolayısıyla insan kaynakları departmanları, bu faktörleri dikkate alarak değerlendirme dönemlerini belirlerler.

Günümüzde uygulanan performans değerlendirme sistemleri incelendiğinde, şirketlerin, ağırlıklı olarak becerileri/yetkinlikleri ve iş hedeflerini değerlendirme kriterleri olarak kullandıkları, üstün astını değerlendirmesini esas olarak benimsedikleri ve değerlendirmelerin, altı aylık ve/veya bir yıllık dönemlerde gerçekleştirildiği görülmektedir.

3. Geribildirim Sisteminin Kurulması:
Değerlendirme sisteminde astın, üstünden geribildirim alabilmesini ve üstü ile iki yönlü bir iletişim kurabilmesini sağlayacak bir geribildirim mekanizması kurulur. Geribildirim mekanizması, performans değerlendirmesi sisteminin, çalışanın performansını izleme ve geliştirme amacına ulaşılabilmesi için esastır. Dolayısıyla değerlendirme sistemi kurulurken, değerlendirici ile değerlendirilen kişinin hangi ortamda bir araya geleceği ve bu süreçte izlemesi gereken adımlar, insan kaynakları departmanı tarafından belirlenir.

4. Kurulan Sistemin İzlenmesi:
Performans değerlendirme sistemi kurulduktan sonra, insan kaynakları departmanı tarafından performans değerlendirme sisteminin işleyişine ilişkin tüm prensipler dokümante edilmeli ve çalışanlara gerekli bilgilendirmeler yapılmalıdır.

Kurulan performans değerlendirme sistemi uygulamaya alındıktan sonra, sistemin nasıl işlediği ve amacına ulaşmakta ne ölçüde başarılı olduğu, yine insan kaynakları departmanı tarafından takip edilmeli ve gerektiğinde, sistemi geliştirmek amacıyla gerekli revizyonlar yapılmalıdır. Uygulanan performans değerlendirme sisteminin başarıya ulaşmasında aşağıda yer alan faktörlerin kritik öneme sahip olduğu unutulmamalıdır:

• Sistemin kurulması aşamasına, şirketin farklı departman ve seviyelerinden çalışanların dahil edilmesi.
• Tüm çalışanların, sistemin amacı ve nasıl yürütüleceği konusunda planlı bir şekilde bilgilendirilmesi ve eğitilmesi.
• Sisteminin işleyişine ilişkin prensiplerin yer aldığı dokümanlar gibi kaynaklara, tüm şirket çalışanlarının ulaşımının sağlanması.
• Sistemin işleyişi, güçlü ve geliştirilmesi gereken yönleri hakkında çalışanlardan geribildirim alınması.  

Başak Bayar
Ernst & Young İnsan Kaynakları Müdürü

Referanslar
www.hrnext.com
www.performaworks.com
www.zigonperf.com
Human Resource Management (Positioning For The 21st Century) - Sixth edition, Schuler, Randall S., Jackson, Susan E., West Publishing Company 1996.